Cómo usar ChatGPT en el trabajo: 10 tareas con prompts listos
Para usar ChatGPT en el trabajo, dale una tarea concreta con contexto, el material que necesita y el formato que esperas; después revisa el resultado antes de enviarlo. Funciona igual con Claude, Gemini o Microsoft Copilot: los prompts de esta guía sirven en cualquiera de ellos.
Abajo tienes 10 tareas reales de oficina con prompts listos para copiar, una lista para verificar lo que te entrega la IA y qué datos nunca deberías pegar.
La fórmula de un prompt que funciona
Casi todos los prompts útiles tienen cuatro partes:
- Contexto: quién eres, para quién es y qué situación es.
- Tarea: qué quieres exactamente.
- Material: el texto, los datos o el documento sobre el que trabaja.
- Formato: extensión, tono, estructura (tabla, viñetas, párrafos).
Un prompt de una línea como "hazme un reporte" deja a la IA adivinando. Si quieres profundizar, la lección gratuita Anatomía de un prompt de trabajo desarma esta estructura con ejemplos.
En los prompts de abajo, lo que está entre corchetes lo reemplazas tú.
10 tareas de oficina con prompts listos para copiar
1. Responder un correo difícil
Un cliente molesto, un proveedor que se retrasó, una petición a la que tienes que decir que no.
Soy [tu puesto] en [tipo de empresa]. Recibí este correo de [cliente/proveedor]:
[pega el correo]
Quiero responder con este mensaje de fondo: [qué quieres decir, por ejemplo: no podemos hacer el reembolso, pero ofrecemos un descuento del 10 % en su siguiente compra].
Escribe una respuesta en español de México, tono cordial y firme, de máximo 150 palabras. No prometas nada que no esté en mi mensaje.
2. Resumir un documento largo
Resume el siguiente documento para [tu jefe / un cliente / tu equipo].
Dame:
1. La idea principal en 2 frases.
2. Los 5 puntos más importantes en viñetas.
3. Cualquier fecha, cifra o compromiso que aparezca, citado tal cual.
Si algo no está claro en el documento, dilo en lugar de suponer.
[pega el texto o adjunta el archivo]
3. Convertir notas de una reunión en minuta
Estas son mis notas desordenadas de una reunión del [fecha] con [participantes]:
[pega las notas]
Conviértelas en una minuta con estas secciones: Temas tratados, Acuerdos, Pendientes (tabla con columnas: tarea, responsable, fecha límite) y Dudas abiertas.
Si un pendiente no tiene responsable o fecha en mis notas, escribe "por definir". No inventes nada.
4. Redactar un reporte semanal
Escribe mi reporte semanal para [destinatario]. Estos son los datos de la semana:
[pega cifras, avances, problemas]
Estructura: 1) Resumen en 3 viñetas, 2) Avances, 3) Problemas y cómo los estoy atendiendo, 4) Siguiente semana.
Tono profesional y directo, máximo 250 palabras. Usa solo los datos que te di.
5. Analizar una tabla de datos
Puedes pegar datos de Excel o adjuntar el archivo (si tu herramienta lo permite).
Te comparto las ventas de [periodo] por [producto/sucursal/vendedor]:
[pega la tabla o adjunta el archivo]
1. Dime las 3 observaciones más importantes.
2. Señala cualquier dato que parezca un error o un valor atípico.
3. Sugiere 2 preguntas que yo debería investigar.
Muestra los cálculos que hagas para que pueda revisarlos.
6. Preparar una presentación
Necesito una presentación de [número] diapositivas para [audiencia] sobre [tema]. El objetivo es [informar / convencer de X / pedir presupuesto].
Para cada diapositiva dame: título, 3 viñetas máximo y una nota de lo que diré en voz alta.
Información disponible: [pega datos o contexto].
7. Revisar y mejorar un texto
Revisa este texto que voy a enviar a [destinatario]:
[pega el texto]
Corrige ortografía y gramática, y hazlo más claro y breve sin cambiar el sentido. Después lista los cambios principales que hiciste y por qué.
8. Escribir una descripción de puesto o una política interna
Redacta una [descripción de puesto / política interna] para [empresa, tamaño, sector] en México.
Datos: [funciones, requisitos, horario, prestaciones o reglas que quieres incluir].
Usa lenguaje claro y no discriminatorio. Marca con [VERIFICAR] cualquier punto que dependa de la ley laboral o de un dato que no te di.
9. Preparar una negociación o una conversación difícil
Voy a tener una conversación con [persona/rol] sobre [tema]. Mi objetivo es [resultado]. Lo que sé de su postura: [contexto].
Ayúdame a preparar:
1. Los 3 argumentos más fuertes de mi lado.
2. Las 3 objeciones más probables y cómo responder a cada una.
3. Una frase de apertura y una propuesta de cierre.
10. Crear una plantilla reutilizable
Cuando una tarea se repite cada semana, pide a la IA que te ayude a convertirla en plantilla.
Cada semana tengo que [describe la tarea repetitiva]. Ayúdame a escribir un prompt reutilizable para esta tarea, con espacios marcados entre corchetes para lo que cambia cada vez. Hazme primero las preguntas que necesites para que quede bien.
Guarda tus plantillas en un documento o, si usas Claude, en un Proyecto. El curso Claude para profesionales dedica varias lecciones a organizar este flujo de trabajo; puedes empezar por la lección gratuita Tu primera hora con Claude.
Cómo verificar lo que te entrega la IA
Los modelos de lenguaje escriben con mucha seguridad incluso cuando se equivocan. Antes de enviar o usar un resultado, revisa:
- Cifras y fechas: compáralas con tu fuente original. Las sumas y porcentajes también.
- Nombres, cargos y citas: la IA puede inventarlos o mezclarlos.
- Leyes, normas y políticas: nunca tomes una referencia legal sin buscarla en la fuente oficial.
- Compromisos: que el texto no prometa algo que tú no autorizaste (plazos, descuentos, garantías).
- Tono: lee el texto en voz alta como si fueras quien lo recibe.
Dos trucos útiles:
- Pide a la IA que marque lo que supuso: "Señala cualquier dato que no esté en el material que te di".
- Pide citas textuales del documento cuando resume: así puedes ubicar cada afirmación.
Para entender por qué ocurren estos errores, revisa la lección gratuita Por qué la IA inventa y cómo detectarlo.
Qué datos no pegar en ChatGPT (ni en otras herramientas)
Regla práctica: si no lo publicarías en un correo a alguien externo, piénsalo dos veces antes de pegarlo.
No pegues sin autorización de tu empresa:
- Contraseñas, claves de acceso, tokens o datos de tarjetas.
- Datos personales de clientes o empleados: nombres completos con CURP, RFC, domicilios, teléfonos, expedientes médicos o nómina.
- Información confidencial: contratos sin firmar, estrategias, datos financieros no públicos, código propietario.
- Información de terceros que te compartieron bajo acuerdo de confidencialidad.
Qué hacer en su lugar:
- Anonimiza: cambia nombres por "Cliente A", quita números de cuenta y datos identificables.
- Usa la versión de tu empresa si la tienen (planes empresariales de ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot), que suelen tener otras condiciones de uso de datos. Pregunta a tu área de sistemas.
- Revisa la configuración de tu cuenta personal. En ChatGPT, por ejemplo, puedes desactivar la opción "Mejorar el modelo para todos" en Configuración > Controles de datos para que tus conversaciones nuevas no se usen para entrenar modelos, según la documentación de OpenAI. Los chats temporales tampoco se usan para entrenar, aunque pueden conservarse hasta 30 días por seguridad.
Recuerda que en México los datos personales que maneja una empresa están protegidos por ley. Ante la duda, consulta con tu área legal o de privacidad.
ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot: ¿cuál usar en el trabajo?
Para las tareas de esta guía, los cuatro funcionan. La diferencia práctica suele estar en dónde trabajas:
- Si tu empresa usa Microsoft 365, Copilot está integrado en Word, Excel, Outlook y Teams.
- Si usas Google Workspace, Gemini está integrado en Gmail, Docs y Sheets.
- ChatGPT y Claude son asistentes independientes, muy usados para redacción, análisis de documentos y tareas largas.
Lo más importante es la política de tu empresa: usa la herramienta que esté aprobada y aprende a sacarle provecho.
Para practicar con casos completos
Si quieres aprender esto con ejercicios guiados en lugar de prompts sueltos, el curso IA para tu trabajo: correos, documentos y reportes, sin programar está pensado justo para eso. La primera lección es gratuita: un correo difícil resuelto de principio a fin en 15 minutos.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro usar ChatGPT en el trabajo?
Es seguro si sigues las políticas de tu empresa, no pegas datos confidenciales o personales sin autorización y revisas los resultados antes de usarlos.
¿Necesito la versión de pago de ChatGPT?
Para empezar, no. Las versiones gratuitas de ChatGPT, Claude, Gemini y Copilot bastan para las 10 tareas de esta guía. Las de pago ofrecen más uso, modelos más capaces y funciones como proyectos o análisis de archivos más grandes.
¿Mi jefe se va a dar cuenta de que usé IA?
Si copias y pegas sin revisar, probablemente sí. Usa la IA para el borrador y después ajusta el texto con tu criterio, tus datos y tu forma de escribir. Y si tu empresa tiene reglas sobre declarar el uso de IA, síguelas.
¿Los prompts funcionan igual en Claude, Gemini y Copilot?
Sí, en lo esencial. Puede variar el estilo de respuesta, pero la estructura (contexto, tarea, material, formato) funciona en todos.
¿Qué hago si la respuesta no me sirve?
No empieces de cero: dile qué falló ("muy largo", "tono demasiado formal", "te faltó el punto 3") y pide una nueva versión. Dos o tres rondas suelen bastar.
¿Quieres empezar hoy? La primera lección de IA para tu trabajo es gratis: un correo difícil resuelto con IA en 15 minutos, sin registrarte.